全面にホワイトボードが掛けられた部屋

最近話題の「貸し会議室」って一体なに?
用途を中心にまとめてみました!

会議やセミナーなど、あらゆる催事に利用できるレンタルスペースといえば、最近話題の「貸し会議室」です。ここ数年、気軽に使える貸し会議室の需要の高まりを受け、全国的にその件数が増え続けています。

しかし、貸し会議室を利用されたことがない方の中には、「会社の中に無料で使える会議室があるのに、わざわざお金を払って会議室を借りるメリットは?」「会議室を探すのも大変そうだし、準備も大変そうだけどどうするの?」というイメージを持たれる方が多いのも現実です。

そこで今回は、気になってはいたけど貸し会議室についてあまりよく知らないという方向けに、貸し会議室に関する基本情報を一挙ご紹介します。

そもそも貸し会議室ってなに?誰がどんな時に利用するの?

白で統一された部屋

「貸し会議室」は、会議やセミナー、打ち合わせ、面接、会合、研修、コンファレンス、懇親会などを行う場所を、必要な設備とともに一定時間貸し出すためのレンタルスペースのことです。

貸し会議室の用途は自由自在!

貸し会議室は、以下のように様々な用途で利用されています。

会議

貸し会議室という名前からもわかるように、貸し会議室の用途と聞いて一番先に思いつくのが「会議」で利用するということです。貸し会議室は、あらかじめ会議で使用しそうなマイクやプロジェクター、ホワイドボードなどの備品を用意することができるため、自社で別途準備をしなくてもスムーズに会議を進めることができます。中には、無料で使えるものもあるため、備品を用意するためのコストを削減することができます。

打ち合わせや商談

複数の取引先との「打ち合わせ」や、クライアントとの重要な「商談」を行う場合に貸し会議室を利用する企業が増えています。わかりにくい場所に自社がある場合、何度も乗り換えをして会社に来てもらうよりも、駅から近くて場所もわかりやすい貸し会議室に来てもらったほうが商談相手に余計な負担や費用を捻出させずに済むため便利です。

講義や研修

会議や打ち合わせを行うほか、貸し会議室を「講義」や「研修」の場所として利用することができます。例えば、講師を招いて語学学習の授業を実施したり、グループに分かれて特定のお題に対してディベートを行ったりと、落ち着いた環境で集中して講義や研修に利用することができます。

試験や面接

最近は、貸し会議室を「試験」や「面接」の会場として利用される企業が増えています。
企業の所在地がわかりにくい場所にあるときや、試験や面接を行うための十分なスペースを確保できない場合に貸し会議室はとても便利です。

懇談会やパーティー

貸し会議室は、会議や打ち合わせのあとの「懇談会」や「パーティー」の会場としても利用できます。ケータリングのサービスを利用することで、他の会場にわざわざ移動することなく、そのまま会場として使えることがメリットです。

展示会

貸し会議室なら、展示物の数や大きさに合わせてちょうどいい広さの部屋を借りることができます。沢山の人を招きたいと思ったら、駅から近い場所にあって行き方がわかりやすい会場を選ぶことをおすすめします。人が多く集まる駅や繁華街から徒歩数分の位置にある貸し会議室なら、展示会の存在をしらない人も買い物のついでに立ち寄ってくれるかもしれません。

撮影や映像上映

プロジェクターや音響設備が揃っている貸し会議室は、「撮影」や「映像上映」にも使用することができます。大人数で利用すれば、一人当たりの費用を安く抑えることができます。例えば、映画同好会のメンバーで集まって大きなスクリーンで迫力満点の映画館さながらの使い方をすることも可能です。

ゲーム大会

最近は、ビジネス目的で貸し会議室を利用される方だけでなく、趣味の一環で仲間たちといっしょに貸し会議室をレンタルするという方も増えています。例えば、カードゲームやボードゲームなどの「ゲーム大会」を定期的に開催するような場合は、大人数で利用しても十分な広さのある大会会場として貸し会議室がよく選ばれています。

貸し会議室は誰が利用するの?

オリエンタルな女性の絵が飾られた部屋

さて、ここまでは貸し会議室の様々な用途について紹介しました。
続いては、貸し会議室をどういった方が利用するのか、ということを簡単に紹介します。

企業

貸し会議室という名前からも想像がつくように、会議や打ち合わせなどを目的に「企業」が貸し会議室をレンタルする場合が多いようです。部屋の広さや収容人数なども自由に選ぶことができるため、最近は会議や打ち合わせのほか、会社説明会や面接、社内研修、クライアントとの商談などで利用されることも増えました。

個人

貸し会議室の需要が伸びている背景には、企業で利用するだけでなく「個人」で利用する方が増えていることも影響しているようです。個人利用される方は、個人的に展示会を開催したり、企業とは別に個人で貸し会議室を借りて空いている時間を使って利用したりと、その使い方は人によってそれぞれです。

グループ

貸し会議室のレンタルは高いのでは?と思われる方も多いようですが、「グループ」でまとまって利用すれば一人当たりの費用を安く抑えることができます。会場に机や椅子、ホワイトボード、マイク、プロジェクター、音響設備などを準備しなくても、貸し会議室に必要なものがほぼ揃っているので安心です。

貸し会議室が広まった背景とは?

窓の大きなロビー

かつては、貸し会議室と聞くと会議や打ち合わせをするなど、ビジネス目的で利用されるイメージがありましたが、最近はビジネス目的以外での利用が増えるなど、貸し会議室の利用形態に大きな変化が起こっています。
貸し会議室の需要が伸びている背景には、以下のような理由が考えられます。

企業のコスト削減につながる

貸し会議室が需要を大きく伸ばしている理由の一つが、「企業のコスト削減につながる」ということです。
これまで、企業内の会議室を使用して会議や打ち合わせなど実施していた企業は、普段は使用する機会が滅多にないマイクやプロジェクターなどの備品を揃える必要があるなど、コスト面で大きな負担を抱えていました。

そこで大きく注目されたのが、「貸し会議室」です。マイクやプロジェクターなどの備品が揃った貸し会議室を利用すれば、購入するよりも断然に安い料金で借りることができるため、備品を揃えるための経費を最小限に抑えることができます。ここで浮いた経費は、参加者へ配る弁当やケータリングに充てることができるため、コストの削減につなげることができます。

会議や打ち合わせ以外にも使える利便性の良さ

会議や打ち合わせの内容によっては、はじめから長丁場が予想されることがあります。最近の貸し会議室は、会議や打ち合わせの参加者への弁当や飲み物の手配、人数が多い場合はケータリングを利用できる便利なオプションサービスが充実しています。

会議や打ち合わせのあとに会場を変えて懇談会や親睦会を実施すれば、また別会場を手配した分の費用がかかってしまいます。一方、貸し会議室のオプションサービスを便利に利用すれば、別会場への移動はもちろん、弁当やケータリングの手配もすべて貸し会議室のスタッフに頼むことができるので安心です。

参加者が多ければ多いほどいいセミナーを貸し会議室で実施する場合、このような弁当や飲み物の手配などがあるだけで参加者のモチベーションアップにつながり、費用対効果の高いセミナーを実施することができるはずです。

まとめ

広くキッチンの備わった会議室

今回は、貸し会議室を利用したことがない方向けに、貸し会議室の用途を中心に色々と紹介しました。

会議や打ち合わせだけを目的に利用される貸し会議室のイメージとは裏腹に、最近は趣味の一環として個人やグループで利用されるケースも増えているため、全国的に貸し会議室の需要が高まっています。
利用者の使い方次第で部屋の広さや備品の種類などを自由に選択することができるので、まだ利用されたことがない方もぜひこの機会に貸し会議室の利用をご検討ください。